Automatisierung für Handwerksbetriebe im Raum Nürnberg

Im Check prüfen wir vier Kriterien: Der Vorgang fällt mindestens wöchentlich an, besser täglich. Er folgt festen Regeln, die sich einem Azubi in einer Stunde erklären lassen. Der Eingang ist digital oder leicht zu digitalisieren, ein Scan als PDF genügt. Und Ausnahmen lassen sich erkennen und an eine benannte Person übergeben. Im Handwerk erfüllen zum Beispiel diese Abläufe die Kriterien:

Eingangsrechnungen von Großhändlern und Lieferanten

Rechnungen vom Großhandel kommen als PDF oder auf Papier; heute überträgt jemand die Angaben von Hand in eine Liste und legt die Datei ab. Der Ablauf liest Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Fälligkeit per KI aus, prüft Summen und Duplikate, legt die Datei einheitlich benannt ab und trägt sie in Ihre Excel- oder SharePoint-Liste ein. Geht eine Summe nicht auf, fehlt eine Angabe oder ist es eine Gutschrift, legt das System den Beleg zur Freigabe in den Prüfordner. Diesen Ablauf habe ich umgesetzt und getestet: Rechnungseingang automatisieren, Beitrag zum Testlauf.

Angebote aus Anfragen und Aufmaßen

Eine Anfrage kommt per E-Mail, das Aufmaß als Datei, und dann werden Positionen und Preise in die Word-Vorlage getippt. Der Ablauf liest Kunde, Leistung und Mengen aus, ordnet sie Ihren Positionen und Preisen zu und legt einen Entwurf in Ihrer eigenen Vorlage ab. Ihr Mitarbeiter prüft, ergänzt, was nur er weiß, und versendet das Angebot selbst. Einzelheiten: Angebotserstellung automatisieren.

Terminanfragen und Rückfragen im Postfach

Im allgemeinen Postfach landen Terminwünsche, Rückfragen und Bestellungen, die das Büro sichten, verteilen und beantworten muss. Der Ablauf erkennt, worum es geht, leitet die E-Mail an die zuständige Person weiter, legt Anhänge ab und bereitet auf Wunsch einen Antwortentwurf vor. Keine Antwort geht ohne Ihren Mitarbeiter hinaus: Er liest den Entwurf, passt ihn an und schickt ihn selbst ab. Mehr dazu unter E-Mail-Bearbeitung automatisieren.

Belege von der Baustelle

Lieferscheine, Rechnungen vom Abholtresen und Quittungen kommen oft beim Monteur an, nicht im Büro. Der Ablauf verarbeitet nur, was digital im Postfach oder in einem Ordner ankommt; was im Fahrzeug liegt, sieht er nicht. Deshalb legen wir in der Prozessaufnahme fest, auf welchem Weg Belege von der Baustelle ins Büro gelangen. Dokumente, die keine Rechnung sind, sortiert das System aus; im Testlauf war das eine Zahlungserinnerung.

Fotos statt Scans

Unterwegs wird ein Beleg eher fotografiert als gescannt. Gescannte Belege ohne Textebene holt der Ablauf als PDF ab und legt sie mit dem Grund „Scan, manuelle Erfassung“ in den Prüfordner, damit nichts verloren geht. Fotos vom Handy liest er heute nicht aus; ob sie über den Scan-Ordner mit eingehen, legen wir im Piloten fest, wenn Ihr Betrieb viele Fotobelege hat.

Nutzung am Handy

Für den Eingang von unterwegs genügt ein einfacher Weg: Der Beleg geht per E-Mail an das überwachte Postfach oder in einen Ordner. Die Freigabe der vorgelegten Belege bleibt Sache des Büros, nicht des Monteurs im Fahrzeug.

Am Anfang steht der Automatisierungs-Check für 0 EUR, 60 Minuten vor Ort oder per Video. Ihren konkreten Festpreis nenne ich vorab im kostenlosen Check. Der Automatisierungs-Pilot kostet als Festpreis 2.900, 4.900 oder 7.900 EUR netto je Komplexität und umfasst genau einen Ablauf, mit Prozessaufnahme, Umsetzung, Test mit echten Daten, Einweisung Ihrer Mitarbeiter und Dokumentation, in vier Wochen bis zur Abnahme, danach 30 Tage Nachbesserung. Anschließend übernehme ich auf Wunsch Betrieb und Pflege für 290 bis 490 EUR im Monat, je nach Umfang, sechs Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Übersicht: Preise auf der Startseite.

Zur Nutzenrechnung: Ich rechne mit Vollkosten von rund 40 EUR je Bürostunde und 46 Arbeitswochen im Jahr. Spart der Ablauf fünf Stunden pro Woche, sind das rund 9.200 EUR im Jahr; die Amortisation liegt bei rund sechs Monaten. Den Rechenweg zeigt der Beitrag Was Prozessautomatisierung für einen kleinen Betrieb kostet. Alle Preise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.