Rechnungseingang automatisieren: So lief der Testlauf mit 15 Belegen

Der Ablauf ersetzt das Abtippen von Eingangsrechnungen und das Einsortieren der PDF-Dateien von Hand. Im Testlauf lief er als selbst entwickelte Anwendung auf meiner Serverinfrastruktur; das Auslesen übernimmt ein KI-Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, der die Daten nicht zum Modelltraining nutzt. Fünf Schritte greifen ineinander.

• Eingang überwachen: Ein Postfach-Ordner „Rechnungseingang“ oder ein überwachter Ordner wird automatisch ausgelesen, und jede neue PDF-Datei wird abgeholt.
• Extraktion per KI: Aus dem Beleg werden Dokumenttyp, Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, Netto, Steuersätze, Brutto, Fälligkeit und IBAN in ein festes Datenschema übertragen.
• Plausibilitätsprüfung: Ein Regelwerk prüft, ob die Pflichtangaben (Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Brutto) vorhanden sind, ob Netto plus Umsatzsteuer den Bruttobetrag ergibt (Toleranz 0,02 EUR) und ob Lieferant und Rechnungsnummer schon in der Liste stehen. Abweichungen werden gemeldet, nie stillschweigend korrigiert.
• Status und Freigabe: Jeder Beleg bekommt den Status „verbucht“, „prüfen“ oder „Duplikat“. In den Prüfordner gehen alle Belege, die das Regelwerk nicht sauber passieren: Gutschriften, fehlende Pflichtangaben, Rechenfehler, EU-Rechnungen ohne Umsatzsteuer und Scans ohne Textebene. Das Büro bekommt dazu eine Meldung mit Dateinamen und Grund und entscheidet selbst.
• Ablage und Datenexport: Anschließend erhält die Datei einen Namen nach festem Schema (Rechnungsdatum, Lieferantenkürzel, Rechnungsnummer) und landet in der Ablage. Parallel dazu schreibt der Ablauf eine Zeile mit Kerndaten, Fälligkeit, Status und Prüfgrund in die Excel- oder SharePoint-Liste, exportiert die Liste als CSV und protokolliert jede Datei.

Eine Regel gilt für alle Schritte: Keine Datei darf verloren gehen. Am Ende steckt jede genau einmal in der Ablage, im Prüfordner oder im Ordner „Duplikate“, und zu jeder gibt es eine Protokollzeile. Gebucht wird nichts; die Buchführung bleibt beim Steuerberater.

Der Testdatensatz bestand aus zehn Rechnungs-PDFs mit unterschiedlichen Lieferanten, Dateinamen und unterschiedlichem Aufbau. Der Testauftrag verriet vorab nicht, welche Fehler- und Sonderfälle darin steckten, und verlangte, den Prüfschlüssel mit den Soll-Werten und dem erwarteten Status je Beleg erst nach dem vollständigen Durchlauf zu öffnen. Die Belege kamen über beide Wege, die der Ablauf überwacht: als Anhang im Postfach und als Datei im Scan-Ordner.

Bei den Fällen 5, 6, 7 und 10 sah das Regelwerk den Prüfordner mit Benachrichtigung und Grund vor, bei Fall 8 keine zweite Zeile in der Liste. Der gescannte Beleg ohne Textebene, leicht schräg und verrauscht, wurde erkannt und mit dem Grund „Scan, manuelle Erfassung“ in den Prüfordner geleitet; genau das war das Soll.

Erweiterte Abnahme mit drei unbekannten Dokumenten

Danach folgte, wie im Testauftrag für den echten Piloten vorgesehen, ein getrennter Abnahmelauf mit drei vorher unbekannten Dokumenten. Darunter war eine Zahlungserinnerung, die einer Rechnung ähnelt, aber keine ist; der Ablauf hat sie korrekt als Nicht-Rechnung aussortiert.

Härtungstest im Parallelbetrieb

Zusätzlich habe ich Alltagsbedingungen nachgestellt: mehrere Eingänge in einem Lauf und ein Duplikat, dessen Original aus einem früheren Lauf stammte. Einen Befund habe ich dabei behoben und per Regressionstest in beide Richtungen bestätigt; der Härtungstest ist bestanden.

In Summe hat der Ablauf 15 von 15 Dokumenten korrekt verarbeitet. Der Demo-Nachweis in Version 1.1 belegt dazu drei Teilergebnisse.

• Zehn Testfälle: Die zehn Rechnungs-PDFs des selbst erstellten Testdatensatzes habe ich gegen einen Prüfschlüssel-Datensatz abgeglichen, eine CSV-Datei mit den Soll-Werten. Alle zehn Testfälle sind bestanden, und der Status wurde jeweils korrekt vergeben.
• Erweiterte Abnahme: Der Abnahmelauf mit drei vorab unbekannten Dokumenten ist bestanden. Darunter war eine Zahlungserinnerung, die der Ablauf korrekt als Nicht-Rechnung aussortiert hat.
• Härtungstest im Parallelbetrieb: Der Test mit mehreren Eingängen in einem Lauf und einem Duplikat über getrennte Läufe ist bestanden. Einen Befund habe ich behoben und per Regressionstest bestätigt.

Es war ein interner Testlauf mit fiktiven Belegen ohne echten Kunden. Der Prüfschlüssel-Datensatz liegt vor; eine Vorführung des Ablaufs im Check ist jederzeit möglich.

Ein Testlauf mit 15 Dokumenten zeigt, dass der Ablauf funktioniert, aber nicht alles. Diese Punkte sind offen; die meisten klären sich erst im Piloten mit Ihren Belegen.

• Echte Kundenbelege waren nicht im Test; der Einsatz in einem Betrieb beginnt erst mit dem ersten Kundenprojekt.
• Es gab keinen Dauerbetrieb über Monate, sondern einzelne Läufe.
• Papierbelege wurden nicht am Multifunktionsgerät eines Kunden gescannt und eingespeist.
• Größere Mengen als 15 Dokumente je Lauf wurden nicht verarbeitet, etwa ein voller Monatseingang von 60 bis 80 Rechnungen.
• Eine Anbindung an Buchhaltungssoftware oder den Steuerberater war nicht Teil des Tests; der Ablauf endet bei Liste, Ablage und CSV-Export.
• Das Auslesen von Scans ohne Textebene wurde nicht getestet: Der Ablauf liest sie heute nicht automatisch aus, sie gehen mit dem Grund „Scan, manuelle Erfassung“ in den Prüfordner.
• Getestet wurden PDF-Dateien. Fotos vom Handy, Office-Dateien und andere Formate waren nicht Teil des Testlaufs.

Der getestete Ablauf ist derselbe, den ich als Automatisierungs-Pilot für den Rechnungseingang anbiete: Festpreis 2.900, 4.900 oder 7.900 EUR netto je nach Komplexität, Umsetzung innerhalb von vier Wochen in Ihren Systemen, Test mit Ihren echten Belegen, Einweisung Ihrer Mitarbeiter, Dokumentation und 30 Tage Nachbesserung. Ihren konkreten Festpreis nenne ich vorab im kostenlosen Check.

Auf Wunsch übernehme ich anschließend Betrieb und Pflege (Überwachung, Anpassungen bei Änderungen, eine Support-Stunde pro Monat) für 290 bis 490 EUR im Monat je nach Umfang, sechs Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Alle Preise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Wie sich der Pilot gegen die gesparte Bürozeit rechnet, zeigt der Beitrag Was Prozessautomatisierung für einen kleinen Betrieb kostet.

Los geht es mit dem Automatisierungs-Check: 60 Minuten bei Ihnen im Betrieb oder per Video, für 0 EUR. Dort zeige ich Ihnen den Ablauf an Beispielbelegen, und wir sehen uns an, wie Ihre Rechnungen heute ankommen. Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitern in Nürnberg, Fürth, Erlangen und Neustadt an der Aisch besuche ich dafür auf Wunsch auch persönlich. Sie erhalten einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, der Ablauf läuft in Ihren bestehenden Systemen oder auf Servern in Deutschland, und vor dem Start sehen Sie in einer Übersicht, welche Daten wohin fließen. Hier können Sie den Check anfragen.