Was Prozessautomatisierung für einen kleinen Betrieb kostet

Mein Angebot besteht aus drei Paketen, die aufeinander aufbauen. Bei jedem steht der Preis fest, bevor Sie sich entscheiden.

Automatisierungs-Check: 0 EUR

Der Check ist der Einstieg und kostet nichts. Ich komme für 60 Minuten zu Ihnen in den Betrieb, oder wir treffen uns per Video. Sie zeigen mir 2 bis 3 Abläufe, die im Büro regelmäßig Zeit kosten. Danach erhalten Sie eine einseitige Übersicht: welche Abläufe sich automatisieren lassen und welches Einsparpotenzial in Stunden und Euro dahintersteckt. Der Check verpflichtet Sie zu nichts, und es entstehen keine Folgekosten.

Automatisierungs-Pilot: 2.900, 4.900 oder 7.900 EUR netto

Der Pilot ist das Kernangebot. Ich automatisiere genau einen Ablauf in vier Wochen, zum Festpreis nach Komplexität S, M oder L. Im Festpreis sind diese Leistungen enthalten:

• Zu Beginn sehe ich mir den Ablauf bei Ihnen vor Ort an, und wir legen schriftlich fest, was der Ablauf am Ende leisten muss.
• Ich setze den Ablauf in Ihren bestehenden Systemen um.
• Der Test läuft mit Ihren echten Daten, nicht mit Beispielen.
• Ich weise Ihre Mitarbeiter ein und übergebe eine Dokumentation.
• Fällt nach der Übergabe etwas auf, bessere ich 30 Tage lang ohne Aufpreis nach.
• Freigabeschritte sind fest eingebaut: Vorschläge macht das System, die Freigabe bleibt bei Ihren Mitarbeitern.

Betrieb und Pflege: 290 bis 490 EUR im Monat

Nach dem Piloten können Sie mir auf Wunsch Betrieb und Pflege des Ablaufs übertragen. Je nach Umfang liegt der Monatsbeitrag zwischen 290 und 490 EUR. Dafür überwache ich den Ablauf laufend, passe ihn bei Änderungen im Ablauf an und leiste eine Support-Stunde im Monat. Die Mindestlaufzeit beträgt sechs Monate; danach ist der Vertrag monatlich kündbar. Abgerechnet wird monatlich im Voraus.

Ob ein Ablauf in die Stufe S, M oder L fällt, entscheidet der Aufwand der Umsetzung. Dafür sehe ich mir im Check drei Dinge an:

• Wie viele Systeme sind beteiligt? Ein Ablauf, der nur in Outlook und Excel läuft, ist einfacher umzusetzen als einer, der zusätzlich Branchen- oder Buchhaltungssoftware berührt.
• Wie hoch ist der Anteil der Sonderfälle? Je mehr Vorgänge vom Standard abweichen, desto mehr Regeln und Prüfschritte braucht der Ablauf.
• Wie ist die Schnittstellenlage? Gibt es Exporte oder Schnittstellen, oder wird heute ausschließlich geklickt und getippt?

Aus diesen drei Punkten ergibt sich die Einstufung. Ihren konkreten Festpreis nenne ich vorab im kostenlosen Check, bevor Sie sich entscheiden.

Um den Nutzen einer Automatisierung abzuschätzen, rechne ich mit zwei Annahmen: Eine Bürostunde kostet den Betrieb mit Lohn und Nebenkosten rund 40 EUR, und ein Jahr hat 46 Arbeitswochen. Spart ein Ablauf 5 Stunden pro Woche, ergibt das 5 mal 40 EUR mal 46 Wochen, also rund 9.200 EUR im Jahr.

Die Muster-Nutzenrechnung stellt drei Fälle dem jeweils passenden Piloten gegenüber:

Das ist eine Musterrechnung mit Planannahmen. Die tatsächlichen Werte für Ihren Betrieb, also Ihre Stundenzahl, Ihren Stundensatz und die Einstufung des Ablaufs, ermitteln wir im Check mit Ihren Zahlen.

In allen drei Fällen der Musterrechnung macht sich der Pilot nach rund sechs Monaten bezahlt: Die eingesparten Bürostunden gleichen bis dahin den Festpreis aus. Ab diesem Punkt arbeitet die Automatisierung jedes weitere Jahr für Sie weiter.

Wenn Sie Betrieb und Pflege beauftragen, kommen die 290 bis 490 EUR im Monat als laufende Kosten dazu. Diese laufenden Kosten stellen Sie der jährlichen Ersparnis gegenüber. Wie die Rechnung für Sie ausgeht, hängt von Ihrer Stundenzahl ab; Ihre eigene Rechnung bekommen Sie im Check auf einer Seite.

Der Festpreis des Piloten hat klare Grenzen. Nicht enthalten sind:

• Weitere Abläufe: Der Festpreis gilt für genau einen Ablauf.
• Individual-Software, also eigens programmierte Anwendungen, gehört nicht zum Paket.
• Eine Datenmigration, etwa das Übertragen alter Bestände in ein neues System, ist nicht enthalten.
• Hardware beschaffen Sie selbst; sie ist nicht Teil des Pakets.
• Steuerliche oder rechtliche Beratung erbringe ich nicht.

GoBD-konforme Archivierung und die steuerliche Bewertung bleiben bei Ihnen und Ihrem Steuerberater. Ich baue Ablage und Protokolle so auf, dass sie GoBD-tauglich sind; die Buchführung selbst ist nicht Teil des Piloten.

Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, und jede Rechnung weist die Umsatzsteuer aus. Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen ist sie wirtschaftlich neutral.

Die Kosten einer Automatisierung stehen bei mir vor dem Start fest: 0 EUR für den Check, ein Festpreis von 2.900, 4.900 oder 7.900 EUR netto für den Piloten und auf Wunsch 290 bis 490 EUR im Monat für Betrieb und Pflege. Ob sich das für Ihren Betrieb rechnet, hängt davon ab, wie viele Bürostunden ein Ablauf heute kostet. Genau das klären wir im Check.

Wenn Ihr Betrieb 5 bis 50 Mitarbeiter hat und in Nürnberg, Fürth, Erlangen oder Neustadt an der Aisch liegt, fragen Sie den kostenlosen 60-Minuten-Check an. Die Übersicht aller Pakete finden Sie unter Preise auf der Startseite.

Welche Abläufe sich für einen Piloten eignen, beschreibe ich auf den Seiten zu Rechnungseingang, Angebotserstellung und E-Mail-Bearbeitung. Wie ein solcher Ablauf im internen Testlauf mit fiktiven Belegen geprüft wurde, zeigt der Beitrag zum Testlauf des Rechnungseingangs mit 15 Belegen.