Rechnungseingang automatisieren
Eingangsrechnungen kommen als PDF per E-Mail oder als Scan an. Heute tippt jemand im Büro die Kerndaten von Hand in eine Liste und sortiert die Datei ein. Dabei passieren Zahlendreher, Fälligkeiten gehen unter, und im Urlaub bleibt der Stapel liegen.
Ich automatisiere genau diesen Ablauf für Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitern in Nürnberg, Fürth, Erlangen und Neustadt an der Aisch: Die Liste füllt sich von selbst, auffällige Belege legt Ihnen das System zur Freigabe vor. Der Ablauf ist umgesetzt und getestet. Im internen Testlauf hat er 15 von 15 fiktiven Belegen fehlerfrei verarbeitet. Den Ablauf zeige ich Ihnen im Automatisierungs-Check an Beispielbelegen.
So läuft es ab
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Eingang überwachen
Das System beobachtet einen Postfach-Ordner in Outlook, zum Beispiel „Rechnungseingang“, oder einen Ordner, in den Ihr Multifunktionsgerät die Scans legt. Jede neue PDF-Datei wird automatisch abgeholt.
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Daten per KI auslesen
Aus jedem Beleg liest die KI Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, Netto, Steuersätze, Brutto, Fälligkeit und IBAN aus, auch bei unterschiedlich aufgebauten Rechnungen und ausgeschriebenem Datum. Belege, deren Text sich nicht zuverlässig erkennen lässt, etwa Scans ohne Textebene, gehen mit dem Grund „Scan, manuelle Erfassung“ in den Prüfordner.
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Formal prüfen
Das Regelwerk prüft, ob Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Brutto vorhanden sind, ob Netto plus Steuer den Bruttobetrag ergibt und ob Lieferant und Rechnungsnummer schon in der Liste stehen. Abweichungen werden nie stillschweigend korrigiert, sondern gemeldet.
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Status und Freigabe
Jeder Beleg erhält in der Liste den Status „verbucht“, „prüfen“ oder „Duplikat“. Gutschriften, Belege mit fehlenden Angaben oder Rechenfehlern und EU-Rechnungen ohne Umsatzsteuer landen zur Freigabe im Prüfordner, und Ihr Büro bekommt eine Benachrichtigung mit Dateinamen und Grund.
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Ablegen und auflisten
Der Beleg wird nach festem Schema aus Rechnungsdatum, Lieferant und Rechnungsnummer umbenannt und abgelegt. Gleichzeitig entsteht eine Zeile in Ihrer Excel- oder SharePoint-Liste mit Kerndaten, Fälligkeit, Status und Prüfgrund, dazu ein Datenexport (CSV) und ein Protokolleintrag je Datei.
Was Sie bekommen
Leistungsumfang des Piloten
- Zu Beginn nehme ich den Ablauf bei Ihnen vor Ort auf, und wir legen schriftlich fest, woran der Erfolg gemessen wird.
- Sie erhalten innerhalb von vier Wochen den laufenden Ablauf, angebunden an Ihre bestehenden Systeme: Microsoft 365 mit Outlook, Excel, OneDrive oder SharePoint, ohne neue Software-Lizenzen.
- Dazu kommen eine Betriebsdokumentation von ein bis zwei Seiten, eine Kurzanleitung für das Büro, die Einweisung Ihrer Mitarbeiter und der Test mit Ihren echten Belegen.
- Nach der Übergabe sind 30 Tage Nachbesserung im Festpreis enthalten.
- Nicht enthalten sind steuerliche und rechtliche Bewertung, GoBD-konforme Archivierung und die Buchführung selbst.
Abnahmekriterien
- Jede eingehende Datei liegt am Ende genau einmal in der Ablage, im Prüfordner oder bei den Duplikaten; keine geht verloren.
- Die Belege tragen den Status, den das schriftlich festgelegte Regelwerk vorsieht. Von 15 echten Testbelegen, darunter mindestens ein Duplikat, eine Gutschrift und ein gescannter Beleg, werden mindestens 14 korrekt ausgelesen und gekennzeichnet.
- Bei Belegen mit Status „verbucht“ stimmen Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer, Brutto und Fälligkeit exakt mit dem Beleg überein.
- Ein Duplikat erzeugt keine zweite Zeile, und ein zweiter Durchlauf derselben Belege legt keine neuen Einträge an.
- Jede Prüfmeldung nennt den Dateinamen und den konkreten Grund.
- Die Abschlussabnahme läuft mit Belegen, die das System vorher nicht gesehen hat.
Betrieb und Pflege als Option
Auf Wunsch übernehme ich nach der Übergabe Betrieb und Pflege: laufende Überwachung, Anpassungen bei Änderungen in Ihren Abläufen und eine Support-Stunde pro Monat. Das kostet je nach Umfang 290 bis 490 EUR monatlich; die Mindestlaufzeit beträgt sechs Monate, danach ist der Vertrag monatlich kündbar; abgerechnet wird monatlich im Voraus.
Was es kostet und bringt
Der Einstieg ist der Automatisierungs-Check für 0 EUR: 60 Minuten vor Ort oder per Video, danach eine einseitige Übersicht mit dem Einsparpotenzial in Stunden und Euro. Ihren konkreten Festpreis für den Piloten nennen wir vorab im kostenlosen Check, bevor Sie sich entscheiden.
Der Automatisierungs-Pilot kostet als Festpreis 2.900, 4.900 oder 7.900 EUR, je nach Komplexität. Alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
Eine Bürostunde kostet Sie mit Lohn und Nebenkosten rund 40 EUR. Bei fünf Stunden Abtippen und Ablegen pro Woche und 46 Arbeitswochen sind das rund 9.200 EUR im Jahr. Die Ziel-Amortisation beträgt rund sechs Monate.
Die drei Pakete im Überblick stehen im Abschnitt Leistungen und Preise auf der Startseite.
Häufige Fragen
Was passiert mit Belegen, die das System nicht sicher lesen kann?
Sie landen mit Angabe des Grundes im Prüfordner und mit Status „prüfen“ in der Liste. Ihre Mitarbeiter entscheiden, ob der Beleg freigegeben oder von Hand erfasst wird.
Welche Sonderfälle wurden getestet?
Der interne Testlauf mit fiktiven Belegen enthielt ein ausgeschriebenes Datum, gemischte Steuersätze, eine fehlende Rechnungsnummer, einen Rechenfehler im Bruttobetrag, eine Gutschrift, ein Duplikat unter anderem Dateinamen, einen Scan ohne Textebene und eine EU-Rechnung mit englischem Zahlenformat. Eine Zahlungserinnerung hat das System als Nicht-Rechnung aussortiert.
Ersetzt das meinen Steuerberater oder die Buchhaltung?
Nein. Der Ablauf erfasst, prüft formal und sortiert; gebucht wird weiterhin bei Ihrem Steuerberater, dem Sie die Ablage oder den Datenexport weitergeben können. Ablage und Protokolle sind GoBD-tauglich aufgebaut; die Archivierung selbst und die steuerliche Bewertung bleiben bei Ihnen und Ihrem Steuerberater.
Wie steht es um den Datenschutz bei der KI-Auslesung?
Ablage und Liste liegen in Ihrer Microsoft-365-Umgebung; der Ablauf selbst läuft in Ihren bestehenden Systemen oder auf Servern in Deutschland. Das Auslesen übernimmt ein KI-Anbieter, der Ihre Daten nicht zum Trainieren seiner Modelle nutzt; mit ihm besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag). Von mir erhalten Sie Ihren eigenen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO und vor dem Start eine Übersicht, welche Daten wohin fließen.
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- Alle drei Abläufe laufen als Automatisierungs-Pilot zum Festpreis: Preise auf der Startseite.
Der erste Schritt kostet nichts.
Der Automatisierungs-Check ist kostenlos und unverbindlich: 60 Minuten bei Ihnen vor Ort oder per Video. Rufen Sie an oder beschreiben Sie kurz, was bei Ihnen Zeit frisst, gern mit zwei Terminvorschlägen. Sie erhalten innerhalb eines Werktags Antwort.
- Festpreise
- DSGVO-konform mit AV-Vertrag
- keine Vertragsbindung beim Check