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E-Mail-Bearbeitung automatisieren

In vielen Betrieben landet alles in einem allgemeinen Postfach: Anfragen, Bestellungen, Rechnungen, Rückfragen. Jemand liest, leitet weiter, legt Anhänge ab und antwortet, jede Woche stundenlang. Für Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitern in Nürnberg, Fürth, Erlangen und Neustadt an der Aisch baue ich in vier Wochen einen Ablauf, der eingehende E-Mails sortiert, der zuständigen Person zuordnet, Anhänge ablegt und auf Wunsch Antwortentwürfe vorbereitet. Das System schlägt vor, Ihre Mitarbeiter geben frei. Umgesetzt wird das in Ihren bestehenden Systemen, zum Beispiel Microsoft 365 mit Outlook, Excel und OneDrive, ohne neue Software-Lizenzen.

So läuft es ab

  1. Postfach überwachen

    Der Ablauf liest ein festgelegtes Postfach oder einen Ordner darin automatisch aus, zum Beispiel in Outlook. Welche E-Mails ausgenommen bleiben, klären wir in der Prozessaufnahme in Woche 1.

  2. Vorgang erkennen

    Aus Betreff, Text und Anhang erkennt die KI, worum es geht: Anfrage, Bestellung, Rechnung, Reklamation oder Rückfrage zu einem laufenden Vorgang. Die Kategorien stammen aus Ihrem Betrieb, nicht aus einer Vorlage.

  3. An die zuständige Person weiterleiten

    Jede erkannte E-Mail geht nach Ihren Regeln an die zuständige Person oder in den passenden Ordner: Rechnungen in den Rechnungseingang, Anfragen an den Verkauf, Rückfragen an den Kollegen, der den Vorgang betreut.

  4. Anhänge ablegen

    PDF-Anhänge kann der Ablauf nach einem festen Namensschema in Ihrer Ablage speichern, zum Beispiel in OneDrive, und in einer Excel-Übersicht mit Absender, Datum, Betreff und Ablageort eintragen. Gesucht wird danach in der Liste, nicht im Postfach.

  5. Antwortentwurf zur Freigabe

    Für wiederkehrende Anfragen kann das System auf Wunsch einen Antwortentwurf nach Ihren Vorgaben erstellen und legt ihn als Entwurf im Postfach ab. Versendet wird nichts automatisch: Ihre Mitarbeiter lesen, ändern bei Bedarf und geben mit einem Klick frei.

  6. Sonderfälle an Menschen übergeben

    E-Mails, die keiner Regel entsprechen, unklar sind oder Fristen oder Zahlungen betreffen, landen in einem Prüfordner, und die zuständige Person erhält eine Benachrichtigung mit Betreff und Grund.

Was Sie bekommen

Leistungsumfang des Piloten

  • Der Pilot automatisiert genau diesen einen Prozess und ist in vier Wochen umgesetzt.
  • Enthalten sind Prozessaufnahme vor Ort, Umsetzung in Ihren bestehenden Systemen, Test mit echten E-Mails aus Ihrem Postfach, Einweisung Ihrer Mitarbeiter, Dokumentation der Regeln und 30 Tage Nachbesserung.
  • Antwortentwürfe zur Freigabe sind auf Wunsch Teil des Piloten und werden im Check festgelegt.
  • Nicht enthalten sind weitere Prozesse, Individualsoftware, Datenmigration, Hardware sowie steuerliche oder rechtliche Beratung.

Abnahmekriterien

  • Die Abnahmekriterien legen wir in Woche 1 schriftlich fest; für diesen Ablauf schlage ich die folgenden Punkte vor.
  • Jede E-Mail aus dem überwachten Postfach ist am Ende genau einmal zugeordnet: bei der zuständigen Person, im Ablageordner oder im Prüfordner.
  • Zu jedem abgelegten Anhang steht in der Übersicht eine Zeile mit Absender, Datum, Betreff und Ablageort, und die Datei liegt dort.
  • Kein Antwortentwurf geht hinaus, bevor ein Mitarbeiter ihn freigegeben hat.
  • Für jede E-Mail im Prüfordner gibt es eine Benachrichtigung mit Betreff und konkretem Grund.
  • Wird dieselbe E-Mail ein zweites Mal verarbeitet, entstehen weder eine zweite Zeile noch eine zweite Ablage.
  • Welcher Anteil der E-Mails ohne Eingriff richtig zugeordnet sein muss, legen wir in Woche 1 ebenfalls fest und messen ihn im Test.

Betrieb und Pflege als Option

Nach der Übergabe läuft der Ablauf in Ihren bestehenden Systemen weiter. Auf Wunsch übernehme ich Betrieb und Pflege für 290 bis 490 EUR im Monat, je nach Umfang: Der Ablauf wird überwacht und bei Änderungen angepasst, etwa bei einer neuen Zuständigkeit. Eine Support-Stunde pro Monat ist enthalten, die Mindestlaufzeit beträgt sechs Monate, danach ist der Vertrag monatlich kündbar; abgerechnet wird monatlich im Voraus.

Was es kostet und bringt

Der Einstieg ist der Automatisierungs-Check: 60 Minuten bei Ihnen vor Ort oder per Video, 0 EUR, ohne Verpflichtung. Sie zeigen mir zwei bis drei Abläufe, die Zeit kosten, und erhalten eine einseitige Übersicht: Einsparpotenzial in Stunden und Euro.

Der Pilot kostet als Festpreis 2.900, 4.900 oder 7.900 EUR netto, je nach Komplexität: Zahl der beteiligten Systeme, Anteil der Sonderfälle, Schnittstellenlage. Ihren konkreten Festpreis nenne ich vorab im kostenlosen Check.

Als Muster: Spart der Ablauf 5 Stunden pro Woche, entspricht das bei 40 EUR Vollkosten je Bürostunde und 46 Arbeitswochen rund 9.200 EUR im Jahr. Ziel-Amortisation: rund sechs Monate. Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

Die drei Pakete im Überblick stehen im Abschnitt Leistungen und Preise auf der Startseite.

Häufige Fragen

Versendet das System E-Mails von selbst?

Nein. Jeder Entwurf wartet im Postfach auf die Freigabe eines Mitarbeiters. Sie sparen die Tipparbeit; die Verantwortung für das, was Ihre Kunden lesen, bleibt bei Ihnen.

Wie steht es um den Datenschutz bei E-Mails?

Der Ablauf läuft in Ihren bestehenden Systemen, zum Beispiel Microsoft 365. Läuft ein Teil davon auf Infrastruktur von Vroodo, stehen die Server in Deutschland. Für das Erkennen des Inhalts nutze ich einen KI-Dienst mit Auftragsverarbeitungsvertrag; Ihre Daten werden nicht zum Anlernen der Modelle verwendet. Sie erhalten einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO und vor dem Start eine Übersicht, welche Daten den Betrieb verlassen.

Gibt es dafür eine Vorführung wie beim Rechnungseingang?

Für den Rechnungseingang zeige ich eine fertige Vorführung. Für die E-Mail-Bearbeitung gehe ich im Automatisierungs-Check den Ablauf an einem Beispiel aus Ihrem Betrieb durch; die Umsetzung mit Ihren echten E-Mails ist Teil des Piloten.

Verwandte Automatisierungen

  • Rechnungseingang automatisieren: Automatisierter Rechnungseingang für kleine Betriebe in Nürnberg, Fürth, Erlangen und Neustadt an der Aisch: Eingangsrechnungen werden per KI ausgelesen, formal geprüft, einheitlich abgelegt und in einer Liste erfasst; auffällige Belege gibt das Büro frei. Umsetzung als Pilot zum Festpreis in vier Wochen.
  • Angebotserstellung automatisieren: Automatisierung der Angebotserstellung für kleine Betriebe im Raum Nürnberg, Fürth, Erlangen und Neustadt an der Aisch: Der Automatisierungs-Pilot baut in vier Wochen zum Festpreis einen Ablauf, der aus einer Anfrage einen Angebotsentwurf in der eigenen Vorlage erzeugt. Mitarbeiter prüfen den Entwurf und geben ihn frei.
  • Alle drei Abläufe laufen als Automatisierungs-Pilot zum Festpreis: Preise auf der Startseite.

Der erste Schritt kostet nichts.

Der Automatisierungs-Check ist kostenlos und unverbindlich: 60 Minuten bei Ihnen vor Ort oder per Video. Rufen Sie an oder beschreiben Sie kurz, was bei Ihnen Zeit frisst, gern mit zwei Terminvorschlägen. Sie erhalten innerhalb eines Werktags Antwort.

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  • Festpreise
  • DSGVO-konform mit AV-Vertrag
  • keine Vertragsbindung beim Check

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