Angebotserstellung automatisieren
In vielen Betrieben mit 5 bis 50 Mitarbeitern in Nürnberg, Fürth, Erlangen und Neustadt an der Aisch kostet das Schreiben von Angeboten jede Woche Stunden, obwohl sich ein großer Teil der Inhalte von Angebot zu Angebot wiederholt, zum Beispiel in Handwerksbetrieben oder bei kleinen Zulieferern. Im Automatisierungs-Piloten entsteht ein Ablauf, der aus einer Anfrage einen Angebotsentwurf in Ihrer Vorlage erzeugt. Ihre Mitarbeiter prüfen den Entwurf und geben ihn frei, statt ihn zu tippen.
So läuft es ab
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Anfrage kommt an
Ausgangspunkt ist die Anfrage, so wie sie heute bei Ihnen eingeht, zum Beispiel als E-Mail mit Anhang im Postfach. In der Prozessaufnahme legen wir fest, welche Eingänge der Ablauf aufgreift, etwa einen Postfach-Ordner in Outlook.
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Angaben auslesen
Der Ablauf liest per KI aus der Anfrage die Angaben, die Ihr Angebot braucht: Kunde, gewünschte Leistung, Mengen, Termine. Fehlt eine Pflichtangabe, hält der Ablauf an und meldet der zuständigen Person, was nachzufragen ist.
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Positionen und Preise zuordnen
Die erkannten Leistungen werden Ihren Positionen und Preisen zugeordnet, etwa aus Excel oder aus einem Export Ihrer Branchensoftware. Unklare Zuordnungen markiert der Ablauf im Entwurf.
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Entwurf in Ihrer Vorlage
Der Entwurf entsteht in Ihrer bestehenden Angebotsvorlage in Word oder Excel. Ob sich Ihr Angebotsprogramm oder Ihre Branchensoftware anbinden lässt, kläre ich im Automatisierungs-Check.
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Prüfen, freigeben, versenden
Der Ablauf legt den Entwurf im vereinbarten Ordner ab und stellt ihn Ihren Mitarbeitern zur Freigabe bereit. Den Versand löst Ihr Mitarbeiter nach der Prüfung selbst aus.
Was Sie bekommen
Leistungsumfang des Piloten
- Der Pilot umfasst genau diesen einen Prozess, von der eingehenden Anfrage bis zum freigegebenen Angebot, umgesetzt in 4 Wochen zum Festpreis.
- In Woche 1 nehmen wir Ihren heutigen Ablauf vor Ort auf und legen schriftlich fest, woran Sie den Erfolg messen.
- Der Ablauf entsteht in Ihren bestehenden Systemen, etwa Microsoft 365 mit Outlook, Word, Excel, SharePoint und OneDrive, und wird vor der Übergabe mit echten Anfragen aus Ihrem Betrieb getestet.
- Sie erhalten eine Einweisung Ihrer Mitarbeiter, eine Dokumentation, was wo läuft und was bei einer Rückfrage zu tun ist, sowie 30 Tage Nachbesserung.
- Nicht enthalten sind weitere Prozesse, Individual-Software, Datenmigration, Hardware sowie steuerliche oder rechtliche Beratung.
Abnahmekriterien
- Die folgenden Kriterien sind unser Vorschlag für die Abnahme; verbindlich werden sie erst, wenn wir sie in Woche 1 schriftlich mit Ihnen festlegen.
- Jede Anfrage aus dem vereinbarten Eingang soll zu genau einem Entwurf oder zu genau einer Rückfrage führen; keine Anfrage darf verloren gehen.
- Positionen, Mengen und Preise im Entwurf sollen mit der Anfrage und Ihren Preisen übereinstimmen; unklare Stellen sollen im Entwurf sichtbar markiert sein.
- Kein Angebot geht ohne Freigabe eines Mitarbeiters an den Kunden. Jede Freigabe wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
- Wird dieselbe Anfrage ein zweites Mal verarbeitet, soll kein zweiter Entwurf entstehen.
- Dazu kommen Ihre konkreten Messwerte, etwa die Bearbeitungszeit je Angebot vor und nach dem Piloten.
Betrieb und Pflege als Option
Betrieb und Pflege sind nach dem Piloten eine Option, keine Pflicht: 290 bis 490 EUR pro Monat je nach Umfang, 6 Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Enthalten sind die laufende Überwachung des Ablaufs, Anpassungen, wenn sich Ihr Prozess ändert, und eine Support-Stunde pro Monat. Kleinere Anpassungen wie eine neue Preisliste oder eine geänderte Vorlage sind im Stundenkontingent von Betrieb und Pflege enthalten; größere Umbauten biete ich gesondert an. Abgerechnet wird monatlich im Voraus.
Was es kostet und bringt
Der Einstieg ist der Automatisierungs-Check für 0 EUR: In 60 Minuten vor Ort oder per Video sehen wir uns 2 bis 3 Abläufe an, darunter Ihre Angebotserstellung. Der Automatisierungs-Pilot kostet je nach Komplexität 2.900, 4.900 oder 7.900 EUR netto als Festpreis pro Prozess. Ihren konkreten Festpreis nennen wir vorab im kostenlosen Check.
Was der Ablauf bringt, rechnen wir im Check mit Ihren Zahlen vor. Die Ziel-Amortisation eines Piloten liegt bei rund sechs Monaten. Ob Ihre Angebotserstellung diese Größenordnung erreicht, hängt von der Zahl Ihrer Angebote und der Zeit je Angebot ab. Beispiel: 20 Angebote pro Woche mit je 15 Minuten Aufwand ergeben fünf Stunden, bei Vollkosten von rund 40 EUR pro Stunde also rund 9.200 EUR im Jahr.
Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
Die drei Pakete im Überblick stehen im Abschnitt Leistungen und Preise auf der Startseite.
Häufige Fragen
Gibt es für die Angebotserstellung schon ein fertiges Beispiel?
Für den Rechnungseingang zeige ich eine fertige Vorführung. Für die Angebotserstellung gehe ich im Automatisierungs-Check den Ablauf an einem Beispiel aus Ihrem Betrieb durch; die Umsetzung mit Ihren echten Anfragen ist Teil des Piloten.
Mit welcher Angebotssoftware funktioniert das?
Im Standard arbeite ich mit Microsoft 365, also Outlook, Word, Excel, SharePoint und OneDrive. Angebots- oder Branchensoftware binde ich an, wenn sie eine Schnittstelle oder einen Dateiimport bietet; das prüfe ich im Check.
Wie steht es um den Datenschutz bei Kundenanfragen?
Anfragen enthalten Kundendaten, deshalb läuft der Ablauf in Ihren Systemen, und Entwürfe und Angebote liegen in Ihrer Ablage. Die KI-Auswertung übernimmt ein geprüfter Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Nutzung Ihrer Daten zum Training von KI-Modellen. Sie erhalten von Vroodo einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO und vor dem Start eine Übersicht, welche Daten wo verarbeitet werden.
Verwandte Automatisierungen
- Rechnungseingang automatisieren: Automatisierter Rechnungseingang für kleine Betriebe in Nürnberg, Fürth, Erlangen und Neustadt an der Aisch: Eingangsrechnungen werden per KI ausgelesen, formal geprüft, einheitlich abgelegt und in einer Liste erfasst; auffällige Belege gibt das Büro frei. Umsetzung als Pilot zum Festpreis in vier Wochen.
- E-Mail-Bearbeitung automatisieren: Automatisierung der E-Mail-Bearbeitung für kleine Betriebe: eingehende E-Mails sortieren, der zuständigen Person zuordnen, Anhänge ablegen und auf Wunsch Antwortentwürfe zur Freigabe vorlegen. Umgesetzt als Festpreis-Pilot in vier Wochen in den bestehenden Systemen des Betriebs, zum Beispiel Microsoft 365.
- Alle drei Abläufe laufen als Automatisierungs-Pilot zum Festpreis: Preise auf der Startseite.
Der erste Schritt kostet nichts.
Der Automatisierungs-Check ist kostenlos und unverbindlich: 60 Minuten bei Ihnen vor Ort oder per Video. Rufen Sie an oder beschreiben Sie kurz, was bei Ihnen Zeit frisst, gern mit zwei Terminvorschlägen. Sie erhalten innerhalb eines Werktags Antwort.
- Festpreise
- DSGVO-konform mit AV-Vertrag
- keine Vertragsbindung beim Check