Automatisierung für Zulieferer und Logistikbetriebe im Raum Nürnberg
Bei Zulieferern und Logistikbetrieben mit 5 bis 50 Mitarbeitern kehren im Büro täglich dieselben Vorgänge wieder: Bestellungen kommen per E-Mail oder als PDF an, Lieferscheine müssen zur Bestellung passen, Eingangsrechnungen zur Lieferung, und dazwischen fragen Kunden nach Lieferterminen oder reklamieren eine Sendung. Jeder Vorgang ist klein; in Summe binden diese Vorgänge Mitarbeiter, die in Disposition und Lager fehlen.
Liegen bleibt diese Arbeit, weil sie zwischen Programmen stattfindet: Das ERP-System kennt die Bestellung, das Postfach hat die Rechnung, der Lieferschein liegt gescannt in einem Ordner. Jemand tippt ab, vergleicht und sortiert ein, und im Urlaub dieser Person stockt die Kette. Ich automatisiere solche Abläufe für Betriebe in Nürnberg, Fürth, Erlangen und Neustadt an der Aisch, in Ihren bestehenden Systemen und mit Freigabe durch Ihre Mitarbeiter.
Was sich hier lohnt
Im Automatisierungs-Check prüfen wir vier Kriterien: Der Vorgang fällt mindestens wöchentlich an. Er folgt festen Regeln, die sich einem Auszubildenden in einer Stunde erklären lassen. Der Eingang ist digital oder leicht zu digitalisieren, ein Scan als PDF genügt. Und Ausnahmen lassen sich beschreiben und an eine benannte Person übergeben. Bei Zulieferern und Logistikbetrieben erfüllen das vor allem Bestellung, Lieferung und Rechnung.
Eingangsrechnungen mit Bestell- und Lieferscheinbezug
Heute sucht jemand zur Rechnung die Bestellnummer, vergleicht Positionen mit dem Lieferschein und tippt die Kerndaten in eine Liste. Der Ablauf liest Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Fälligkeit und die genannte Bestell- oder Lieferscheinnummer per KI aus, prüft Summen, Pflichtangaben und Duplikate und legt den Beleg einheitlich benannt ab. Belege ohne passende Bestellnummer, mit Rechenfehler oder als Gutschrift landen im Prüfordner, und Ihre Mitarbeiter geben sie frei. Den Bezug zu Ihren Bestellungen und Lieferscheinen legen wir in der Prozessaufnahme fest; er ergänzt den Grundablauf, den ich bereits umgesetzt habe und unter Rechnungseingang automatisieren beschreibe.
Bestellungen, Lieferanfragen und Reklamationen im Postfach
Im allgemeinen Postfach liegen Kundenbestellungen neben Anfragen nach Lieferterminen, Reklamationen und Lieferantenrechnungen; heute liest jemand alles, leitet weiter und legt Anhänge ab. Der Ablauf erkennt aus Betreff, Text und Anhang den Vorgang, ordnet die E-Mail der zuständigen Person oder dem passenden Ordner zu und speichert Anhänge nach festem Schema. Unklare Fälle, E-Mails zu Fristen und Reklamationen gehen in den Prüfordner. Auf Wunsch bereitet der Ablauf für wiederkehrende Anfragen einen Antwortentwurf vor; versendet wird er erst nach Freigabe eines Mitarbeiters. Mehr dazu steht unter E-Mail-Bearbeitung automatisieren.
Was besonders zu beachten ist
Lieferscheine
Kommt der Lieferschein als PDF an, liest der Ablauf Lieferscheinnummer, Lieferant und Positionen aus. Scans ohne Textebene liest der Ablauf heute nicht automatisch aus; sie landen mit dem Grund „Scan, manuelle Erfassung“ im Prüfordner. Liegen Ihre Bestellungen als Liste oder Export vor, gleicht der Ablauf den Lieferschein damit ab, und die spätere Rechnung wird gegen den Lieferschein geprüft; auf welchem Weg die Bestelldaten bereitstehen, sehen wir uns im Check an. Abweichungen bei Mengen oder Artikeln korrigiert das System nie selbst, sondern meldet sie zur Freigabe. Der Lieferschein wird anschließend neben Bestellung und Rechnung abgelegt, so dass die drei Belege zusammen auffindbar sind.
Bestellungen
Bestellungen Ihrer Kunden kommen per E-Mail oder als PDF-Anhang an. Der Ablauf liest Kunde, Artikel, Mengen und Wunschtermin aus und erfasst die Bestellung als Vorschlag, den Ihre Mitarbeiter prüfen und freigeben. Fehlt eine Angabe, hält der Ablauf an und nennt der zuständigen Person den Grund. Ohne diese Freigabe wird die Bestellung nicht weiterverarbeitet.
Schnittstellen zum ERP-System
Vieles läuft bei Ihnen über ein ERP- oder Lagerverwaltungssystem. Mein Standardwerkzeug ist Microsoft 365 mit Outlook, Excel, SharePoint und OneDrive. Ihr ERP-System binde ich an, wenn es eine Schnittstelle oder einen Dateiimport bietet; das prüfe ich im Check. Ohne Schnittstelle arbeitet der Ablauf mit Export und Import über Dateien.
Was es kostet und bringt
Am Anfang steht der Automatisierungs-Check für 0 EUR: 60 Minuten, vor Ort oder per Video. Dabei sehen wir uns zwei bis drei Ihrer Abläufe an. Ihren konkreten Festpreis nenne ich vorab im kostenlosen Check. Der Automatisierungs-Pilot kostet als Festpreis 2.900, 4.900 oder 7.900 EUR netto je Komplexität und umfasst genau einen Ablauf: Prozessaufnahme, Umsetzung, Test mit Ihren echten Daten, Einweisung Ihrer Mitarbeiter und Dokumentation, vier Wochen bis zur Abnahme, danach 30 Tage Nachbesserung. Optional übernehme ich anschließend Betrieb und Pflege für 290 bis 490 EUR im Monat, je nach Umfang, mit sechs Monaten Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Einzelheiten unter Preise auf der Startseite.
Ob sich ein Pilot rechnet, zeigt die Nutzenrechnung: Mit Lohn und Nebenkosten rechne ich rund 40 EUR je Bürostunde. Spart der Ablauf fünf Stunden pro Woche, sind das bei 46 Arbeitswochen rund 9.200 EUR im Jahr, und rechnerisch ist der Pilot nach rund sechs Monaten bezahlt. Den Rechenweg zeigt der Beitrag Was Prozessautomatisierung kostet. Alle Preise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
Häufige Fragen
Unsere Lieferanten schicken Rechnungen ohne Bestellnummer. Geht das trotzdem?
Ja. Der Bezug zur Bestellung ist eine Prüfregel wie jede andere: Fehlt er, geht der Beleg mit genau diesem Grund in den Prüfordner, und Ihr Mitarbeiter ordnet ihn von Hand zu. Welche Angaben als Pflicht gelten und was ohne Bestellnummer trotzdem verbucht werden darf, legen wir in der Prozessaufnahme fest.
Wir arbeiten mit einem ERP-System. Muss das ersetzt werden?
Nein. Ich ersetze keine Systeme, und für den Start kommen Sie ohne neue Software-Lizenzen aus. Der Ablauf entsteht neben Ihrem ERP-System, zum Beispiel in Microsoft 365, und übergibt Daten per Export oder Schnittstelle, soweit Ihr System das erlaubt.
Was passiert, wenn ein Kunde eine Bestellung ändert oder reklamiert?
Solche Ausnahmen entscheidet immer ein Mensch. Der Ablauf erkennt den Vorgang, legt ihn mit einer Benachrichtigung im Prüfordner ab und übergibt ihn an die Person, die den Auftrag betreut. Er ändert weder Auftrag noch Lieferung von selbst.
Unsere Bestelldaten und Preise sind vertraulich. Wo werden sie verarbeitet?
Ihre Bestell- und Preisdaten bleiben in Ihren bestehenden Systemen; nur wenn ein Schritt bei mir läuft, geschieht das auf einem Server in Deutschland. Das Auslesen der Belege übernimmt ein KI-Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, der Ihre Daten nicht zum Anlernen seiner Modelle verwendet. Mit mir schließen Sie einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Vor dem Start bekommen Sie von mir eine Übersicht, welche Daten Ihr Haus verlassen und wohin sie gehen.
Der erste Schritt kostet nichts.
Der Automatisierungs-Check ist kostenlos und unverbindlich: 60 Minuten bei Ihnen vor Ort oder per Video. Rufen Sie an oder beschreiben Sie kurz, was bei Ihnen Zeit frisst, gern mit zwei Terminvorschlägen. Sie erhalten innerhalb eines Werktags Antwort.
- Festpreise
- DSGVO-konform mit AV-Vertrag
- keine Vertragsbindung beim Check