Automatisierung für Steuerkanzleien im Raum Nürnberg
In einer Steuerkanzlei mit 5 bis 50 Mitarbeitern kommt jeden Tag dasselbe an: Mandanten schicken Belege als PDF per E-Mail oder als Scan, das Kanzleipostfach füllt sich mit Rückfragen, und jemand muss alles sichten, Mandant und Sachbearbeiter zuordnen und einheitlich ablegen. Diese Arbeit ist keine Beratung, sie ist Sortieren und Abtippen. Sie bleibt liegen, weil sie neben Fristen und Mandantengesprächen weniger dringend wirkt und oft an einer Person hängt.
Ich automatisiere diese Büroabläufe für Steuerkanzleien in Nürnberg, Fürth, Erlangen und Neustadt an der Aisch. Das System sortiert, erfasst und schlägt vor; Ihre Mitarbeiter geben frei. Der Ablauf entsteht in den Systemen, die Sie schon haben, etwa Microsoft 365; zusätzliche Lizenzen sind für den Start nicht nötig. Steuerberatung und Buchführung bleiben bei Ihnen: Ich automatisiere den Weg vom Eingang bis zur geprüften Ablage, nicht die fachliche Arbeit dahinter.
Was sich hier lohnt
Im Automatisierungs-Check prüfen wir jeden Ablauf anhand von vier Kriterien: Er fällt mindestens wöchentlich an. Er folgt festen Regeln, die sich einem neuen Mitarbeiter in einer Stunde erklären lassen. Der Eingang ist digital oder leicht zu digitalisieren, ein Scan als PDF genügt. Und Ausnahmen lassen sich beschreiben und an eine benannte Person übergeben. Belegeingang und Kanzleipostfach können diese Kriterien erfüllen; ob das bei Ihnen zutrifft, sehen wir uns im Check an.
Belege der Mandanten erfassen und ablegen
Heute öffnet ein Mitarbeiter jeden eingereichten Beleg, ordnet ihn dem Mandanten zu, benennt die Datei um und legt sie ab. Der Ablauf von der Seite Rechnungseingang automatisieren überwacht dafür ein Postfach oder einen Scan-Ordner, liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge aus, prüft Pflichtangaben, Summen und Duplikate und legt den Beleg nach festem Schema ab; die Zuordnung zum Mandanten legen wir in der Prozessaufnahme fest. Belege mit fehlenden Angaben, Rechenfehlern oder unklarem Typ landen im Prüfordner, und Ihre Mitarbeiter geben sie frei oder erfassen sie von Hand.
Kanzleipostfach nach Mandant und Sachbearbeiter zuordnen
Heute landet alles in einem Postfach, und jemand leitet jede E-Mail an die zuständige Person weiter. Der Ablauf von der Seite E-Mail-Bearbeitung automatisieren erkennt aus Absender, Betreff und Inhalt, um welchen Mandanten und welchen Vorgang es geht, ordnet die E-Mail dem zuständigen Sachbearbeiter zu und legt Anhänge im vereinbarten Ordner ab. Für wiederkehrende Rückfragen kann das System einen Antwortentwurf vorbereiten. Versendet wird er erst, wenn ein Mitarbeiter ihn gelesen, bei Bedarf angepasst und freigegeben hat.
Was besonders zu beachten ist
Berufsgeheimnis
Was in Ihrer Kanzlei automatisiert verarbeitet werden darf, entscheiden Sie als Berufsträger, nicht ich. In der Prozessaufnahme legen wir gemeinsam fest, welche Postfächer, Ordner und Belegarten der Ablauf anfasst und welche ausgenommen bleiben. Eine berufsrechtliche Bewertung gebe ich nicht ab; ich liefere dafür die technische Beschreibung des Ablaufs.
Server in Deutschland, AV-Vertrag
Der Ablauf bleibt in Ihren bestehenden Systemen. Wo ein Baustein davon bei Vroodo betrieben wird, geschieht das auf Servern in Deutschland. Zum Auslesen von Belegen und Einordnen von E-Mails nutze ich einen KI-Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, der Ihre Daten nicht zum Modelltraining verwendet. Den AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO schließen wir vor dem Start ab; dazu gehört eine Übersicht, die ich Ihnen liefere, welche Daten wo verarbeitet werden.
Freigabe durch die Kanzlei
Alles, was das System erzeugt, ist ein Vorschlag. Nichts geht ohne Freigabe eines Mitarbeiters an einen Mandanten hinaus, und gebucht wird nichts: Was in die Buchführung gelangt, entscheiden Ihre Sachbearbeiter. Wo eine Regel nicht greift, hält der Ablauf an und meldet der zuständigen Person den Grund. E-Mails zu Fristen gehen immer an einen Menschen. Fristenüberwachung ist nicht Bestandteil des Piloten; dafür bleibt Ihre Kanzleisoftware zuständig.
DATEV-Anbindung
Die Übergabe an die Buchhaltung erfolgt als CSV oder in dem Importformat, das ich im Check mit Ihnen abstimme. Eine direkte DATEV-Schnittstelle ist nicht Bestandteil des Piloten.
Was es kostet und bringt
Am Anfang steht der Automatisierungs-Check für 0 EUR: 60 Minuten bei Ihnen in der Kanzlei oder per Video, Ergebnis ist eine einseitige Übersicht. Ihren konkreten Festpreis nenne ich vorab im kostenlosen Check. Der Automatisierungs-Pilot kostet als Festpreis 2.900, 4.900 oder 7.900 EUR netto je Komplexität und umfasst genau einen Ablauf, inklusive Prozessaufnahme, Umsetzung, Test mit echten Daten, Einweisung Ihrer Mitarbeiter und Dokumentation, in vier Wochen bis zur Abnahme, danach 30 Tage Nachbesserung. Betrieb und Pflege sind optional: 290 bis 490 EUR im Monat je nach Umfang, sechs Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Einzelheiten stehen unter Preise auf der Startseite.
Zur Nutzenrechnung: Ich rechne mit 40 EUR Vollkosten je Bürostunde und 46 Arbeitswochen. Spart der Ablauf fünf Stunden pro Woche, ergibt das rund 9.200 EUR im Jahr; als Ziel gilt eine Amortisation in rund sechs Monaten. Den Rechenweg zeige ich im Beitrag zu Kosten und Nutzen. Alle Preise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
Häufige Fragen
Ersetzt das die Buchführung oder die Arbeit meiner Sachbearbeiter?
Nein. Der Ablauf übernimmt das Sortieren, Erfassen und Ablegen, also die Schritte vor der fachlichen Arbeit. Steuerliche Bewertung und Buchführung sind vertraglich ausgeschlossen. Ablage und Protokolle baue ich GoBD-tauglich auf, die Archivierung selbst bleibt bei Ihnen.
Wie steht es um den Datenschutz bei Mandantendaten?
Für Mandantendaten gelten dieselben Eckpunkte wie für jeden Ablauf: AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, ein KI-Anbieter, der Ihre Daten nicht zum Modelltraining nutzt, und ein Ablauf in Ihren Systemen oder auf Servern in Deutschland. Vor dem Start bekommen Sie eine Aufstellung, welche Daten wo verarbeitet werden.
Unsere Mandanten schicken Belege in ganz unterschiedlicher Form und Aufmachung. Kommt der Ablauf damit zurecht?
Getestet ist der Ablauf mit PDF-Rechnungen und einer Gutschrift in unterschiedlichem Aufbau; im internen Testlauf mit fiktiven Belegen hat er 15 von 15 Dokumenten korrekt verarbeitet. Scans ohne Textebene liest der Ablauf heute nicht automatisch aus; sie landen mit dem Grund „Scan, manuelle Erfassung“ im Prüfordner. Auch jeder andere Beleg, der sich nicht sicher lesen lässt, landet mit Grund im Prüfordner und geht nicht verloren. Welche weiteren Belegarten der Ablauf erfassen soll, legen wir in der Prozessaufnahme fest.
Läuft das mit unserer Kanzleisoftware?
Der Ablauf nutzt in der Regel Microsoft 365, also Outlook, Excel, SharePoint und OneDrive. Die Übergabe an die Buchhaltung erfolgt als CSV oder in dem Importformat, das ich im Check mit Ihnen abstimme. Eine direkte DATEV-Schnittstelle ist nicht Bestandteil des Piloten.
Der erste Schritt kostet nichts.
Der Automatisierungs-Check ist kostenlos und unverbindlich: 60 Minuten bei Ihnen vor Ort oder per Video. Rufen Sie an oder beschreiben Sie kurz, was bei Ihnen Zeit frisst, gern mit zwei Terminvorschlägen. Sie erhalten innerhalb eines Werktags Antwort.
- Festpreise
- DSGVO-konform mit AV-Vertrag
- keine Vertragsbindung beim Check